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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Disposiciones generales

COOPTELECUC. Manteniendo su compromiso en el cumplimiento de las disposiciones legales, así como en el respeto a los derechos de sus asociados, empleados y demás personas con alguna relación con la Cooperativa, elaboró la siguiente política de protección de datos personales, la cual involucra la recolección, almacenamiento, uso y transferencia de información.

Estas políticas son de obligatorio cumplimiento para COOPTELECUC. En calidad de responsable de la información, así como cualquier tercero que obre en nombre de la Cooperativa o que haya sido encargado por esta para la disposición de datos personales.

 

2. Objetivos

Dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar acabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

Datos personales: Cualquier información que se refiera a una o varias personas naturales o jurídicas.

Titular: Persona natural (asociado, codeudor o cualquier persona que tenga un vínculo con la COOPTELECUC.) cuyos datos personales sean objetos de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, requeridos para el normal desarrollo de la actividad de COOPTELECUC.

Datos públicos: Datos de carácter público como por ejemplo el estado civil, la profesión u oficio.

Estos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, gacetas, documentos públicos. Etc.

Consultas: Solicitud del titular de la información o de las personas autorizadas por este o por la ley, para acceder a la información que reposa sobre el titular en las bases de datos o archivos.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos. En este caso, el responsable del tratamiento de la información es COOPTELECUC Con Nit. 890.506.144-4, con domicilio en la Calle 13 No. 5-23 Local 105 Edificio Jaramillo Mendoza. página web www.cooptelecuc.coop, correo electrónico cooptelecuc.coop@gmail.com y teléfono 097 – 5710020.

4. Políticas, principios y finalidad de la información.

Estas políticas y/o principios aplican para todos los titulares de información personal que estén registrados en las bases de datos de COOPTELECUC, quien actúa en calidad de responsable de la información.

4.1. Principio de libertad

El tratamiento de la información personal, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de esta, un mandato legal o judicial que revele este consentimiento.

Principio de limitación de la recolección
Solo se recolectarán los datos personales necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, por lo cual está prohibido el registro y divulgación de los datos que no guarden relación con el objeto del tratamiento.

Principio de finalidad
El tratamiento de la información debe ser procesado con un fin específico, el cual debe ser informado y autorizado por el titular o permitido por la ley. Debe ser informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

Los datos únicamente pueden ser tratados acorde a la autorización establecida, si el uso de esta información cambia debe obtenerse nuevamente la autorización respectiva.

Principio de temporalidad
Los datos personales únicamente se podrán conservar durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento, las exigencias legales o instrucciones de las entidades de vigilancia y/o control.

Principio de la no discriminación
Está prohibido que se realice algún acto de discriminación basándose en las informaciones recaudadas en nuestra base de datos.

Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de seguridad
Todo asociado, funcionario o contratista de COOPTELECUC deberá cumplir con las medidas técnicas, humanas y administrativas establecidas por la Cooperativa con el fin de otorgar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho al titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida
Únicamente se le dará acceso y circulación de los datos personales a las siguientes partes interesadas:

Al titular del dato o sus representantes legales.
A las personas autorizadas por el titular.
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
A los funcionarios de COOPTELECUC. que por objeto de sus labores requieran acceso a esta información.

Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no contengan la naturaleza de datos públicos, están obligados a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

4.2. Finalidad de la información

COOPTELECUC, utilizará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades:

COOPTELECUC, actuará como responsable del tratamiento de los datos personales y pone a disposición de sus asociados el correo electrónicocooptelecuc.coop@gmail.comasí como el portal web www.cooptelecuc.coop en la zona de contáctenos, para atender requerimientos relacionados con el tratamiento de los datos personales.

Los datos podrán ser tratados con fines contractuales, comerciales, legales, publicitarios y de contacto.

Los derechos como titular de la información son los establecidos en la Constitución Política de Colombia y las leyes vigentes, COOPTELECUC brindalos diferentes mecanismos para conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información personal.

COOPTELECUC o a quien le sean cedidos los derechos para tratarlos datos personales, con la finalidad de contratar, promover y ejecutar los diferentes servicios contemplados en el portafolio, podrá contactar a sus asociados a través de los canales de comunicación conocidos (teléfono, celular, SMS, chat, correo electrónico, redes sociales, etc.) o a través de comunicaciones físicas dirigidas al titular de la información.
De igual manera, COOPTELECUC. podrá utilizar la información para el desarrollo de su objeto social, para fines administrativos, contractuales, comerciales, publicitarios y de contacto, entre los cuales se incluyen:

- Efectuar las acciones pertinentes para cumplir con la asociación y/o colocación de productos del portafolio.
- Realizar invitaciones a eventos o servicios, ofertar nuevos productos o servicios, o todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con COOPTELECUC.
- Gestionar trámites como solicitudes, PQRS, análisis de riesgos, estudios de perfiles de los asociados, encuestas de satisfacción respecto a los productos o servicios ofrecidos por la Cooperativa o empresas vinculadas a través de convenios y aliados comerciales.
- Brindar la información de contacto al área de cobranza y a las empresas contratadas con el ánimo de realizarlas gestiones de cobro pertinentes.
- Brindar la información de contacto a la fuerza comercial o redes de distribución con el ánimo de promocionar el portafolio de la Cooperativa.
- Suministrar a las entidades de control y vigilancia o asociaciones gremiales, los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general para la administración de los sistemas de información.
- Conocer los datos que reposen en los operadores de bancos de datos de información financiera que trata la ley 1266 de 2008.
- Las demás que se deriven del vínculo contractual que posea el titular con COOPTELECUC.
- En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de COOPTELECUC.

5. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular al acceso, consulta y reclamación.

COOPTELECUC, garantizará el derecho que tienen sus asociados a conocer, actualizar, rectificar, eliminar y revocar la autorización una vez sea verificada la identidad del titular o sus representantes, para ello pone a disposición el correo cooptelecuc.coop@gmail.com, en donde podrá hacer uso del derecho de consulta o modificación de sus datos.

De igual manera, para la atención de los requerimientos, consultas, quejas o reclamos relativos a la protección de datos personales, pone a su disposición el correo electrónicocooptelecuc.coop@gmail.com,  así como la zona de contáctenos de nuestro portal webwww.cooptelecuc.coop, para lo cual establece los siguientes condiciones:

Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos o por su representantelegal. En consecuencia COOPTELECUC, se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario, a través de los medios que tenga establecidos.

La solicitud debe contener la información personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos para ejercer su derecho como titular.

COOPTELECUC dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos serán contestados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Responsable de la atención de peticiones, consultas y Reclamos

La asistente de gerencia de COOPTELECUC, será la persona responsable en adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, atenderá y gestionará las solicitudes por medio del correo electrónico cooptelecuc.coop@gmail.com, así como también aquellas recibidas por medio físico o por el link contáctenos en www.cooptelecuc.coop.

7. Derechos del titular de la información.

Los derechos que poseen los titulares o representantes de la información personal se detallan a continuación, COOPTELECUC, se compromete a respetar y garantizar estos derechos.

El titular de los datos personales y datos personales sensibles tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos que estén expresamente prohibidos o no hayan sido autorizados.

Solicitar prueba de la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado las conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. Aviso de privacidad

COOPTELECUC, o a quien esta conceda los derechos, mantendrá en la cartelera informativa de la cooperativa y en el portal web www.cooptelecuc.coop, para consulta general de sus asociados, esta política de tratamiento de la información personal.

Esta política de Tratamiento de la información fue aprobada en reunión del Consejo de Administración en reunión realizada el día 31 de julio de 2012 y entra en vigencia a partir de la fecha.

ALFONSO ALIRIO GONZALEZ BARON - PRESIDENTE
CLAUDIA JULIANA BARRETO  - GERENTE